Anexo de encargo del tratamiento
Contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Regula cómo tratamos, por cuenta de tu equipo, los datos de terceros que introduces en la cartera de clientes. Lo acepta el administrador del equipo desde la pantalla de clientes.
Texto pendiente de revisión jurídica: puede ajustarse antes de su versión definitiva. Si cambia, se pedirá aceptarlo de nuevo.
1. Partes
- Responsable del tratamiento: la empresa, gestoría o profesional titular de la cuenta (el equipo) que acepta este anexo, en adelante «el Responsable».
- Encargado del tratamiento: Carlos Díaz Casas, NIF 47686188N, nombre comercial Licitaplan, con correo info@licitaplan.com, en adelante «el Encargado».
- Quien acepta el anexo desde el panel declara que puede obligar al Responsable. La aceptación queda registrada con su fecha, la versión del texto y la persona que la acepta.
2. Objeto, naturaleza y finalidad
- El Encargado trata por cuenta del Responsable los datos que este introduce en la cartera de clientes del servicio.
- El tratamiento consiste en almacenarlos, mostrarlos a los usuarios del equipo del Responsable, permitir editarlos y borrarlos, y relacionarlos con las convocatorias y licitaciones que el propio Responsable les asigne.
- Además, si el Responsable rellena el perfil para licitar de un cliente, el Encargado lo compara con lo que pide el pliego de una licitación solo cuando un usuario del equipo lo solicita desde la ficha de esa licitación. La comparación es automática y orientativa, no se guarda fuera de la cuenta del Responsable y no sirve para nada más.
- La única finalidad es que el Responsable organice su trabajo por cliente. El Encargado no usa estos datos para fines propios.
3. Duración
- Este anexo rige desde su aceptación y mientras el Responsable tenga cuenta en el servicio. Termina al cerrarse la cuenta del equipo o cuando cualquiera de las partes lo comunique por escrito.
4. Tipo de datos y categorías de interesados
- Interesados: los clientes del Responsable, que pueden ser personas jurídicas o personas físicas (por ejemplo, autónomos), y que no son usuarios del servicio.
- Datos: nombre o razón social, identificador fiscal (que puede ser un DNI o un NIE), correo electrónico, teléfono y notas libres.
- Perfil para licitar del cliente, si el Responsable lo rellena: facturación y trabajos similares por ejercicio y actividad, clasificación, certificados, inscripción en registros de licitadores, seguro de responsabilidad civil, patrimonio neto y condición de pyme, centro especial de empleo o empresa de inserción. No incluye identificadores fiscales ni nombres de personas. Si el cliente es un autónomo, sus datos económicos son datos personales.
- No se tratan categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD) ni datos penales. El Responsable se compromete a no introducirlos, tampoco en el campo de notas.
5. Obligaciones y derechos del Responsable
- El Responsable decide qué datos introduce y con qué base jurídica; informa a sus clientes del tratamiento y atiende sus derechos.
- Garantiza que los datos son exactos y necesarios, y que puede comunicarlos al Encargado para esta finalidad.
- Puede consultar, corregir y borrar los datos en cualquier momento desde el panel, supervisar el cumplimiento de este anexo y dar instrucciones al Encargado por escrito.
6. Instrucciones documentadas
- El Encargado trata los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del Responsable, que son este anexo y el uso que haga del panel. Si una instrucción le parece contraria a la normativa de protección de datos, se lo advertirá de inmediato.
- En particular, el Encargado no cede estos datos a terceros, no los cruza ni los enriquece con información del BOE, del BORME o de la contratación pública salvo la comparación del perfil para licitar con un pliego descrita en el punto 2, no los agrega con los de otros clientes del servicio y no los usa para entrenar ni alimentar modelos de inteligencia artificial.
- Si una ley obligara al Encargado a tratarlos de otro modo, se lo comunicará al Responsable antes, salvo que esa misma ley lo prohíba.
7. Confidencialidad
- Las personas autorizadas por el Encargado para tratar estos datos se comprometen por escrito a mantener su confidencialidad, o están sujetas a una obligación legal de confidencialidad. El deber se mantiene después de terminar este anexo.
8. Seguridad
- El Encargado aplica las medidas técnicas y organizativas del artículo 32 del RGPD descritas en la Política de seguridad, entre ellas: cifrado de todo el tráfico, contraseñas guardadas de forma irreversible, base de datos sin exposición a Internet, separación de los datos de cada equipo, y procesos de análisis de documentos sin acceso a la base de datos.
- Dentro del equipo, cada rol solo puede hacer lo que le corresponde: quien no es responsable ni administrador no puede borrar clientes.
9. Subencargados
- El Responsable da una autorización general para que el Encargado recurra a los proveedores necesarios para prestar el servicio. A la fecha de este anexo son: Contabo GmbH (Alemania), alojamiento del servidor; Sendinblue SAS (Brevo, Francia) y Mailjet SAS (Francia), envío de correo; OVH SAS (Francia), dominio, y Functional Software, Inc. (Sentry, Estados Unidos, datos en la Unión Europea), informes de errores técnicos.
- El Encargado avisará al administrador del equipo por correo de cualquier alta o sustitución de un subencargado antes de que sea efectiva, para que el Responsable pueda oponerse. Si se opone y el cambio es inevitable, podrá resolver este anexo y cerrar la cuenta sin penalización.
- Cada subencargado queda obligado a las mismas obligaciones de protección de datos que este anexo, y el Encargado responde de su cumplimiento.
- Los datos se alojan en el Espacio Económico Europeo. Si un subencargado accediera desde fuera de él, se haría solo con las garantías del capítulo V del RGPD.
10. Asistencia al Responsable
- Derechos de los interesados: si un cliente del Responsable se dirige al Encargado para ejercer sus derechos, el Encargado se lo trasladará al Responsable sin dilación y le ayudará a atenderlo. El panel ya permite consultar, corregir y borrar los datos.
- Violaciones de seguridad: el Encargado notificará al Responsable, sin dilación indebida desde que la conozca, cualquier violación de seguridad que afecte a estos datos, con la información del artículo 33.3 del RGPD de que disponga, para que el Responsable pueda notificarla en plazo.
- Evaluaciones de impacto y consultas previas: el Encargado facilitará la información de la que disponga cuando el Responsable la necesite.
11. Fin del tratamiento
- Al terminar este anexo, el Encargado suprimirá los datos. Si el Responsable lo pide antes del cierre, se los devolverá antes en un formato estructurado y de uso común.
- Borrar la cuenta del equipo borra con ella la cartera de clientes. Solo se conservarán los datos que una ley obligue a conservar, bloqueados y durante el plazo que esa ley fije.
12. Demostración del cumplimiento y auditorías
- El Encargado pondrá a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar que cumple este anexo, y permitirá y contribuirá a las auditorías e inspecciones que realice el Responsable u otro auditor autorizado por él, con aviso razonable y con el debido respeto a la confidencialidad y a la seguridad de los demás clientes del servicio.
13. Responsabilidad y ley aplicable
- Cada parte responde de sus incumplimientos conforme a los artículos 82 a 84 del RGPD. Si el Encargado trata los datos para otra finalidad o fuera de estas instrucciones, será considerado responsable de ese tratamiento.
- Se aplica la legislación española. En lo relativo a estos datos, este anexo prevalece sobre los Términos de uso.
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Datos identificativos del titular
- Titular:
- Carlos Díaz Casas
- NIF:
- 47686188N
- Nombre comercial:
- Licitaplan
- Domicilio:
- C/ Tarragona, 47, 25005 Lleida
- Correo electrónico:
- info@licitaplan.com
Última actualización: 12 de octubre de 2026.
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